実習や就活が始まると、情報伝達や確認のために園から電話がくる場合があります。
相手に失礼がないよう、電話を受ける時のためにいくつか準備をしておきましょう。

・留守番電話を設定しておく
留守番電話を設定しておくと、園からどういった内容で電話がかかってきたのかメッセージで残るため、その後のやり取りがスムーズにいきます。
また、留守番が残っていると「どうして電話がかかってきたんだろう？」と不安になることもないので、少し安心できますよね。
メッセージの内容が何かしらの確認事項だった場合は、折り返しの電話をする前に返答内容をしっかり確認し直してから電話するようにしましょう。

・電話番号を登録しておく
実習園や求人に応募した園は、事前に電話番号を登録しておくことをオススメします。
知らない番号から電話がかかってきたら出ることに躊躇してしまいますが、実は実習・面接した園からだった！ということもありえます。

・電話に出やすい時間帯を事前に伝えておく
就活時は、園見学の日程や面接結果を電話でお伝えしますという園もあります。
そのため、園側から事前に電話に出やすい時間帯を聞かれた場合は、日中の時間帯で何時頃だと出やすいのか伝えておくと良いでしょう。
履歴書の備考欄に「何時から何時であれば電話連絡可」など記載しておくのもおすすめです。

園から電話が来たタイミングで出ることができれば1番良いですが、どうしてもタイミングが合わず電話に出られなかった時の対応を考えておきましょう。

・留守番電話の内容を聞き、緊急性を確認する
まず最初に、園側からの留守番電話のメッセージが残っている場合、内容を聞いて緊急性の有無を確認します。
園側が「時間がある時に折り返しお願いします」といった内容である場合は、折り返しの連絡を入れることが大切です。

・その日中に折り返すことが大切
電話に出られなかった場合、その日中に1度は折り返し電話することが大切です。
折り返しの電話をしたら会議や保護者対応などで担当者が電話に出られない場合は、「それでは改めてご連絡したいと思います。〇〇さんは何時頃お戻りでしょうか？」と相手のスケジュールを確認しましょう。
空く時間がわからない場合は、改めて電話をする時間帯を伝えておくのも良いですよ。

・折り返しの電話なことと、出れなかったことの謝罪をする
園に電話をする際は、名乗ってから「先ほどお電話をいただきまして、折り返しご連絡いたしました」と一言添えます。
その言葉で園側も担当者に引き継ぎやすくなります。
電話をかけてきた担当者には、改めて名乗り「先ほどはお電話に出られず、申し訳ありませんでした」と初めに伝えると良いでしょう。

・電話中はメモを取る
電話の最中に日程確認やスケジュールの調整をする場合もあるので、すぐにメモが取れるよう準備しておくことが大切です。また、スケジュール帳も用意しておくと◎
相手方が伝えてきたことを忘れないようにメモに残しておくことを常に心掛けておくと良いですね。

電話に出られなかった時の対応についてお話ししてきました。
実習や就活が始まると、直接園とやりとりする機会も増えます。
まずは留守番電話サービスを利用し、できる準備をしておくこと◎
折り返しの電話は内容を把握してからメモの準備をし、連絡することが大切です。
電話でのやりとりが苦手な人も多いとは思いますが、落ち着いてしっかりとした対応ができるよう心掛けましょう。