メールでのやり取りは、お互いの顔が見えない分細かなところにも気を配る必要があります。
メールの文面だけでも「この人は仕事ができる人だな！」と思われるような返信方法を意識していきましょう。

・件名はメールの内容がわかるものにする
メールの冒頭にくる件名は、メールの内容がどのようなものなのかわかるものにします。
「園見学の申し込みについて」や「園見学のお礼」など、件名を見ただけでメールの内容がどのようなものなのか大まかにでも分かるよう示しておくと好印象です。

・24時間以内に返信する
メールの返信は24時間以内に返信するようにしましょう。
急ぎの場合はメールでは無く電話など他のコンタクトがあるかと思いますが、基本的にはメールの内容を把握したらすぐに返信をするのがマナーです。
相手側が「届いてるかな？」と不安になるような行動はしないようにしましょう。

・結論を先に伝える
メールでは長々とした文章を送ると、相手側に伝わりづらく「何を聞きたいのかわからない」と思われてしまうことがあります。
そのため、まずは結論を先に伝えます。
「園見学について2点質問があります。1点目は…」などと言ったように、相手側がわかりやすく1番伝えたいことを先に伝えるよう心がけましょう。

・相手を思いやる優しい一文を添える
メールや手紙のマナーとして「時候の挨拶」というものがありますが、近年では相手を思いやる一文として、メールの冒頭よりも最後に追伸として入れるのも有効的です。
また、特に見学後のお礼では、見学をした感想を伝えることで好印象を与えることができますよ。

好印象を与えることができるメールの返信方法が分かった上で、NGなメールの返信方法も知っておきましょう。
ついついやりがちな場面もあるので、注意することが大切です。

・長々とした文章で内容が分かりづらい
メールでのやり取りは、簡潔でわかりやすくすることが大切ですよね。
一度メール内容を作ったら、長々とした文章になっていないか、伝えたいことがわかりやすく記されているか確認しましょう。
文章を見やすくするのも、メールでのやり取りの基本的なマナーです。

・返信を後回しにする
返信を後回しにすると、相手側から不信感を抱かられてしまうので、気をつけましょう。
メールの内容に対して、確認が必要だったり、時間をおいて返信をしたい場合はまずその旨を伝えます。
「確認でき次第、改めてご連絡いたします」などと送った後に、忘れずに返信してください。

・二重敬語を使用する
メールでの失敗で多いのが「二重敬語」です。
丁寧に返信しようとするあまり、敬語が重なってしまうこともありますよね。
例えば「ご覧になられる」は二重敬語で、本来は「ご覧になる」が正解です。
意外と日常の中でも二重敬語を使っている人が多いので、どのようなものが二重敬語にあたるのか理解し、メールで失敗しないようにしましょう。

好印象を与えるメールの返信方法についてお話ししてきました。
今現在はメールでの連絡は日常的に行なっていますが、直接やり取りをしないからこそ、相手への配慮や思いやりが必要になってきます。
メールを返信する際は「相手側はわかりやすいかな？」という視点で内容を考えていくと良いですね。